Gemeentearchief

Een deel van de archieven van de voormalige gemeenten Sassenheim, Voorhout en Warmond is overgedragen aan Erfgoed Leiden e.o. Voor Warmond gaat het om de periode 1575-1985. Van Sassenheim de periode 1647-1990 en van Voorhout de periode 1642-1989. Deze archieven zijn in principe openbaar.

Bouwvergunningdossiers en registers burgerlijke stand

De bouwvergunningdossiers van voor 1985 zijn overgebracht naar Erfgoed Leiden. De recentere bouwvergunningen zijn nog bij de gemeente. De geboorte-, trouw-, en overlijdensregisters worden veel geraadpleegd voor stamboomonderzoek. Geboorteregisters zijn 100 jaar na geboorte openbaar, huwelijken na 75 jaar en overlijden na 50 jaar. De openbare registers zijn overgebracht naar Erfgoed Leiden. De nog niet openbare register zijn nog bij de gemeente.

Kosten

  • Kosten nasporingen in het gemeentearchief (per kwartier): € 23,20.

 

Adres en openingstijden Erfgoed Leiden e.o.

Het bezoekadres van het Erfgoed Leiden e.o. is Boisotkade 2a te Leiden.

Openingstijden

  • maandag van 13.00 - 17.00 uur
  • dinsdag, donderdag en vrijdag van 9.30 - 17.00 uur
  • woensdag gesloten

De studiezaal is gesloten op alle erkende feestdagen. Afwijkende sluitingsdata vindt u op de website van Erfgoed Leiden.

Opnemen door de gemeente van archieven van verenigingen, bedrijven e.d.

Als verenigingen worden opgeheven of bedrijven beëindigen hun activiteiten wordt vaak de vraag gesteld wat er met de archiefstukken moet worden gedaan. Als archieven een historisch belang hebben voor de gemeenschap kan aan de gemeente worden gevraagd of zij het archief willen bewaren of dat het archief in eigendom aan de gemeente wordt overgedragen.

Hieronder staan de globale criteria die we hanteren bij de afweging of een archief al dan niet historisch interessant is. Als een archief historisch interessant is wil dat niet zeggen dat alle documenten in dat archief dat ook zijn. In een gemeentelijk archief zijn 80 tot 90% van alle documenten op termijn vernietigbaar. In veel gevallen moeten documenten vernietigd worden uit privacy oogmerk.

Als u een archief hebt dat u zou willen overdragen dan kunt u contact opnemen met mevrouw M.M. Louwerse-Zimmerman (m.m.louwerse-zimmerman@erfgoedleiden.nl) van Erfgoed Leiden. Zij bespreken dan aan de hand van de criteria met u of het archief in aanmerking komt voor bewaren of overdracht.

Criteria voor het opnemen van archieven:

  • Een archief dient gerelateerd te zijn aan de geschiedenis van de gemeente.
  • Een archief moet representatief zijn voor de bevolking, dan wel juist een uniek karakter voor de gemeente hebben, bijvoorbeeld betrekking hebben op een unieke instelling, uniek gebouw of bijzonder persoon.
  • Een archief dient aan de reeds in het depot berustende archieven een extra aspect toe te voegen om voor bewaren of overdracht in aanmerking te komen.
  • Een archief dat in bruikleen wordt gegeven of wordt geschonken mag niet blijvend aan de openbaarheid worden onttrokken.
  • Archieven die in bruikleen worden gegeven of worden geschonken worden overgebracht naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats (dus de archiefbewaarplaats van Erfgoed Leiden).

Welke documenten zijn interessant:

  • een organisatie: oprichtingsstukken, statuten, huishoudelijke reglementen, aanstelling van bestuursleden, notulen of verslagen van vergaderingen, jaarverslagen, correspondentie, ledenadministratie, contacten met derden, jubilea.
  • een taakuitvoering: eigendom en beheer van gebouw(en), activiteiten, evenementen.
  • financiën: begrotingen, kasboeken, jaarrekeningen, subsidies.
  • het personeel: organogram, loonstaten, personeelsuitstapjes, personeelsdossiers van markante personen.
  • documentatie: nieuwsbrieven, jubileumuitgaven, instructies, folders, affiches, foto's, gedenkboeken, films, cd-roms, dvd's, video’s, geluidsbanden.
Ga naar het begin