Ga naar de inhoud

Besluit nadere eisen elektronisch berichtenverkeer Teylingen

Publicatiedatum:
donderdag 6 april 2023
Originele publicatie downloaden:
Download het PDF bestand
Type bekendmaking:
ander besluit van algemene strekking



Besluit nadere eisen elektronisch berichtenverkeer Teylingen

De raad van de gemeente Teylingen, het college van burgemeester en wethouders van Teylingen en de burgemeester van Teylingen, een ieder voor zover het zijn bevoegdheid betreft;

 

gelet op het bepaalde in de Algemene wet bestuursrecht, in het bijzonder afdeling 2.3 Verkeer langs elektronische weg;

 

overwegende dat:

  • -

    de gemeente Teylingen het berichtenverkeer langs elektronische weg gaat openstellen;

  • -

    de Algemene wet bestuursrecht regels bevat voor het verkeer langs elektronische weg;

  • -

    deze regels van toepassing zijn op het verkeer langs elektronische weg als de betreffende bestuursorganen kenbaar hebben gemaakt dat deze weg is geopend;

  • -

    de betreffende bestuursorganen nadere eisen kunnen stellen aan het gebruik van deze elektronische weg;

besluiten vast te stellen:

 

Besluit nadere eisen elektronisch berichtenverkeer Teylingen

Artikel 1 Begripsbepalingen

In dit besluit en de daarop rustende bepalingen wordt verstaan onder:

  • a.

    elektronische berichten; informatie die in de vorm van e-mailberichten of door middel van berichten via een webformulier op de gemeentelijke website is verzonden. Overige vormen van elektronisch verkeer, bijvoorbeeld SMS berichten, zijn uitgesloten.

  • b.

    gemeentelijke website: de internetsite van de gemeente Teylingen, www.Teylingen.nl;

  • c.

    algemene postbus: de elektronische postbus van de gemeente Teylingen, welke niet is gekoppeld aan een specifieke medewerker van de gemeente Teylingen, maar aan de organisatie als geheel, gemeente@Teylingen.nl;

  • d.

    webformulier: het formulier dat op de gemeentelijke website is geplaatst ten behoeve van het gebruik van de elektronische weg;

  • e.

    DigiD: een landelijk systeem om de identiteit van personen te verifiëren die langs elektronische weg toegang zoeken tot een bij de voorziening aangesloten bestuursorgaan;

  • f.

    bestuurlijke berichten: verzoeken, elektronische aanvragen, bezwaarschriften, klachten en zienswijzen die worden ontvangen of verzonden door of namens een bestuursorgaan.

Artikel 2 Openstelling elektronische weg

  • 1.

    Berichten kunnen elektronisch naar de gemeente Teylingen worden verzonden.

  • 2.

    Bestuurlijke berichten worden alleen in behandeling genomen wanneer deze zijn verstuurd via het daarvoor bestemde webformulier.

  • 3.

    Overige elektronische berichten worden alleen in behandeling genomen wanneer deze verstuurd zijn via het daarvoor bestemde webformulier op de gemeentelijke website of wanneer deze verzonden zijn naar de algemene postbus.

Artikel 3 Ondertekening van webformulieren

Als elektronische handtekening ter ondertekening van het elektronisch berichtenverkeer als bedoeld in artikel 2:16 Algemene wet bestuursrecht, wordt aangemerkt de uitgegeven toegangscode (DigiD) tot de webserver van de gemeente.

Artikel 4 Weigering van elektronische berichten

  • 1.

    Elektronische berichten moeten voldoen aan de Aanleveringsvoorwaarden zoals opgenomen in de bijlage.

  • 2.

    Berichten waarvan de bijlagen niet geopend kunnen worden, die de maximale e-mail grootte overschrijden of een virus bevatten worden geweigerd en niet in behandeling genomen.

Artikel 5 Wijze van verzending van aanvullende informatie

Aanvullende informatie en bijlagen kunnen alleen digitaal ingevoegd worden bij het te gebruiken webformulier. Een combinatie van het gebruiken van het webformulier voor elektronisch berichtenverkeer en het per post versturen van de aanvullende informatie en bijlagen is niet mogelijk.

Artikel 6 Ontvangstbevestiging

Voor elektronische berichten die binnenkomen via een webformulier op de gemeentelijke website wordt automatisch een technische ontvangstbevestiging verstuurd. Hiermee wordt aangegeven dat het bericht, technisch gezien, in goede orde is ontvangen.

Artikel 7 Onvoorziene omstandigheden

In gevallen waarin dit besluit niet voorziet beslist het betreffende bestuursorgaan.

Artikel 8 Intrekking en inwerkingtreding

  • 1.

    Alle eerder genomen (separate) besluiten ten aanzien van de openstelling van de elektronische weg worden ingetrokken.

  • 2.

    Elektronisch berichtenverkeer dat heeft plaatsgevonden op grond van alle eerder genomen besluiten zoals bedoeld in het vorige lid wordt geacht te hebben plaatsgevonden op grond van dit besluit.

  • 3.

    Dit besluit treedt in werking op de dag na die van bekendmaking.

Artikel 9 Citeertitel

Dit besluit wordt aangehaald als: Besluit nadere eisen elektronisch berichtenverkeer Teylingen.

Aldus besloten door

Burgemeester en wethouders van Teylingen op 10 januari 2023

J. Tomassen

secretaris

C.G.J. Breuer

burgemeester

De burgemeester van Teylingen op 10 januari 2023

C.G.J. Breuer

De raad van Teylingen op 16 maart 2023

R. van Dijk

griffier

C.G.J. Breuer

voorzitter

Algemene en artikelsgewijze toelichting op het Besluit nadere eisen elektronisch berichtenverkeer Teylingen

Op 1 juli 2004 is de Wet elektronisch bestuurlijk verkeer (Webv) in werking getreden. In de Webv wordt geregeld wanneer berichtenverkeer langs elektronische weg tussen burgers en bestuursorganen is toegestaan en aan welke voorwaarden dat verkeer moet voldoen. Dat is geregeld door een aantal bepalingen de Algemene wet bestuursrecht op te nemen.

Door de inwerkingtreding van de Webv is het dus in principe mogelijk om berichten langs elektronische weg aan de gemeente te zenden. Echter, dit kan uitsluitend als de gemeente uitdrukkelijk kenbaar heeft gemaakt dat deze weg is geopend.

 

De gemeente Teylingen wil de ‘elektronische deur’ nu formeel openzetten. Dat gebeurt door middel van dit besluit. In aanvulling op de regels die op grond van de Webv gelden voor elektronisch berichtenverkeer, kan de gemeente nadere eisen stellen aan het gebruik van de elektronische weg. Dit besluit bevat deze nadere eisen.

 

Artikel 1 Begripsbepalingen

Onder elektronische berichten verstaan we berichten via e-mail en berichten die worden ingediend via een webformulier op de gemeentelijke website. Overige vormen van elektronisch berichtenverkeer, zoals SMS berichten, zijn uitgesloten. Ook faxverkeer valt niet onder de werking van dit besluit. Strikt genomen wordt een fax elektronisch verzonden. Op dit moment wordt de fax in de praktijk echter reeds aangemerkt als een vorm van schriftelijke verzending. De Webv beoogt niet daarin verandering te brengen, aangezien het faxverkeer minder makkelijk kan worden gemanipuleerd en minder problemen met betrekking tot de ondertekening kent, dan bijvoorbeeld het gebruik van e-mail.

 

Het verkeer kan betrekking hebben op allerlei stukken en berichten: een aanvraag, bezwaarschrift, klacht, zienswijze, een brief met een verzoek om informatie etc.

 

Artikel 2 Openstelling elektronische weg

Het eerste lid van dit artikel heeft betrekking op het kenbaarheidvereiste uit artikel 2:15 uit afdeling 2.3 van de Awb. De (bestuursorganen van de) gemeente Teylingen geven hiermee aan bereikbaar te willen zijn voor burgers en andere partijen via de elektronische weg.

Om te voorkomen dat een situatie ontstaat waarbij elektronische berichten naar willekeurige postbussen in de organisatie gezonden worden, worden in dit artikel eisen aan het gebruik van de elektronische weg gesteld. In het tweede lid wordt gesteld dat bestuurlijke berichten (aanvragen (voor bijvoorbeeld vergunningen, ontheffingen, subsidies, vrijstellingen), bezwaarschriften, klachten en zienswijzen) alleen in behandeling genomen worden wanneer er gebruik is gemaakt van het daarvoor bestemde formulier op de gemeentelijke website. Voordeel van gestructureerde invoer is dat het voor burgers duidelijk is welke informatie aangeleverd moet worden. Voor overige elektronische berichten is in het derde lid als voorwaarde gesteld dat deze alleen behandeld worden indien deze verstuurd worden naar de algemene postbus (gemeente@Teylingen.nl) of via een webformulier op de gemeentelijke website.

 

Door eisen te stellen aan elektronisch berichtenverkeer ontstaat een beheersbare situatie. Net zoals papieren post komen elektronische berichten via een beperkt aantal kanalen binnen bij de gemeente Teylingen.

 

Artikel 3 Ondertekening van webformulieren

Een eis die het besluit stelt aan het elektronisch afhandelen van elektronische berichten is dat het bericht (indien van toepassing) is ondertekend met een elektronische handtekening welke voldoende betrouwbaar is, zodanig dat deze dezelfde rechtsgevolgen heeft als de handgeschreven handtekening. Momenteel voldoet alleen de digitale handtekening (DigiD) aan alle betrouwbaarheidseisen. Elektronische handtekeningen die niet aan alle betrouwbaarheidseisen voldoen, denk bijvoorbeeld aan een gescande handtekening, zijn niet per definitie als onbetrouwbaar aan te merken. Bij een conflict is het aan de rechter om te toetsen of de betrouwbaarheid voldoende is in de gegeven omstandigheden.

 

Artikel 4 Weigering van elektronische berichten

Ook vanuit de techniek wordt een aantal voorwaarden gesteld aan elektronisch berichtenverkeer. Wanneer de bijlage(n) van een bericht niet geopend kunnen worden, bijvoorbeeld omdat de benodigde applicatie niet in gebruik is bij de gemeente Teylingen, dan kan het betreffende bericht niet in behandeling genomen worden. Verder stelt de mailserver eisen aan de maximale grootte van een bericht. Wordt deze grootte overschreden, dan komt het bericht niet aan en kan het dus ook niet behandeld worden.

 

Artikelen 5 tot en met 9 spreken voor zich en behoeven geen toelichting.

BIJLAGE Aanleveringsvoorwaarden behorende bij Besluit nadere eisen elektronisch berichtenverkeer Teylingen

1. Doel

Deze voorwaarden voor aanlevering van documenten aan de gemeente (hierna: Aanleveringsvoorwaarden) hebben tot doel:

 

  • Kwaliteitsverbetering: betere maatvoering, geen fouten door opnieuw tekenen.

  • Efficiëntieverbetering: geen dubbel werk, in plaats daarvan (eventuele) controle van het bestaande (teken)materiaal en het verder gebruiken van dat bestaande (teken)materiaal.

  • Bevorderen uitwisselbaarheid: door de voorwaarden ten aanzien van de aanlevering wordt de uitwisselbaarheid tussen overheden en andere instanties vergroot.

2. Toepasselijkheid

  • 1.

    Deze Aanleveringsvoorwaarden zijn van toepassing op alle opdrachten verstrekt door de gemeente of opdrachten verstrekt ten nutte van de gemeente, waarbij uitwisseling van documenten plaatsvindt.

  • 2.

    Voor zover niet anders bedongen dient elk document in het kader van een opdracht in elk geval in digitale vorm ter beschikking te worden gesteld. Onder een document wordt in ieder geval verstaan elke grafiek, foto, illustratie, tekening, plattegrond, situatietekening, bouwtekening, geluidsbestand, film, presentatiebestand, tekstbestand, rekenbestand, adresbestand of ander databestand.

3. Peilmoment

Het is van belang vast te stellen wanneer wordt verwacht dat aan de Aanleveringsvoorwaarden wordt voldaan. De status van het bestaande (teken)materiaal is daarvoor het uitgangspunt. Een “concept plan” moet bijvoorbeeld pas aan de Aanleveringsvoorwaarden voldoen zodra er een actie van de gemeente wordt gevraagd / verlangd.

 

4. Voorwaarden ten aanzien van de aanlevering

A. Voorwaarden ten aanzien van het medium

Voor uitwisseling van grote bestanden wordt gebruik gemaakt van Zivver (zie de gemeentelijke website).

 

B. Voorwaarden ten aanzien van de compressie

De documenten mogen gecomprimeerd worden aangeleverd mits de kwaliteit van de documenten niet vermindert. Daarbij moet het om een algemeen gebruikelijke compressietechniek gaan (Zip; PDF/PDF-A). Uitgangspunt voor de compressietechniek is dat de gemeente geen kosten hoeft te maken om de documenten te decomprimeren (uit te pakken).

 

C. Voorwaarden ten aanzien van de uitwisselbaarheid

  • 1.

    Digitale tekstdocumenten moeten voor wat betreft de opmaak goed uitwisselbaar zijn met MS-office.

  • 2.

    Digitale foto’s moeten worden aangeleverd in het formaat JPEG of PNG.

  • 3.

    Digitale situatietekeningen / bouwtekeningen / plantekeningen moeten worden aangeleverd volgens de voorwaarden opgenomen onder punt E in dit document.

  • 4.

    Bij digitale 3D bouwtekeningen en/of situatietekeningen en/of animaties moet een daarvoor bruikbare viewer kosteloos worden meegeleverd.

  • 5.

    Digitale ruimtelijke plannen- en/of situatietekeningen moeten voldoen aan artikel 6.14 Besluit omgevingsrecht en paragraaf 1.2 van het Besluit Ruimtelijke Ordening.

  • 6.

    Een presentatiebestand moet voor wat betreft de opmaak goed uitwisselbaar zijn met PowerPoint.

  • 7.

    Als gemeente of HLTsamen opdrachtgever is, dan worden naast bovenstaande voorwaarden ook alle versies van de originele bewerkbare bronbestanden onderdeel van de voorwaarden

D. Voorwaarden ten aanzien van de maatvoering

  • 1.

    Ter voorkoming van afwijking in de maatvoering dient dat deel van de BGT (Basiskaart Grootschalige Topografie) te worden gedownload vanuit de Landelijke Voorziening PDOK (www.pdok.nl).

  • 2.

    Voor zover mogelijk is, moet het digitale kaartmateriaal in een coördinatenstelsel staan dat voldoet aan de OGC standaarden. (Ter info: https://www.geonovum.nl/onderwerp-artikel/ogc)

E. Voorwaarden indieningsvereisten aanvraag omgevingsvergunning en ruimtelijke plannen.

Indieningsvereisten aanvraag omgevingsvergunning; hiervoor gelden de eisen conform het OLO.

Wettelijk kader:

  • 1.

    Afdeling 2.3 en 4.1.1 Awb;

  • 2.

    Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (Wabo);

  • 3.

    Hoofdstuk 4 Besluit omgevingsrecht (BOR);

  • 4.

    Ministeriële regeling omgevingsrecht (MOR)

Welke gegevens ingediend moeten worden is sterk afhankelijk voor welke type activiteit een omgevingsvergunning wordt aangevraagd. Welke gegevens moeten worden ingediend wordt uitgebreid In de MOR omschreven. Deze gegevens zijn zowel voor de digitale aanvraag als de “papieren” aanvraag hetzelfde.

 

In hoofdstuk 1 van de MOR (zie onderstaande) staat uitgebreid aan welke basiseisen digitale stukken moeten voldoen voor het aanvragen van een omgevingsvergunning en hoe deze moeten worden ingediend.

 

Artikel 1.4 (MOR) Vereisten aan digitale indiening van gegevens en bescheiden:

  • 1.

    Gegevens en bescheiden die langs elektronische weg bij de aanvraag worden verstrekt, worden aangeleverd in de bestandsformaten conform art. 1.4 van de MOR.

  • 2.

    Digitale bestanden op een opslagmedium worden in beginsel niet aangenomen. Als er geen andere mogelijkheid beschikbaar is kan contact opgenomen worden met de opdrachtgever.

Digitalisering ruimtelijke plannen

 

Onder de Wet ruimtelijke ordening (Wro) worden alle planologische visies, plannen, besluiten, verordeningen en algemene maatregelen van bestuur (Wro instrumenten) digitaal vervaardigd en op elektronische wijze beschikbaar gesteld. Zie artikel 6.14 Besluit omgevingsrecht en paragraaf 1.2 van het Besluit Ruimtelijke Ordening.

 

5. Overige

  • 1.

    De afzender is verantwoordelijk voor het vrij van virussen en dergelijke, aanleveren van digitale documenten.

  • 2.

    De aan de gemeente in het kader van een opdracht verstrekte documenten worden juridisch eigendom van de gemeente.

  • 3.

    Voor de door de gemeente verstrekte documenten gelden de volgende voorwaarden:

     

    • De documenten of delen uit de documenten mogen niet worden gekopieerd en/of aan derden worden doorgeleverd, zonder schriftelijke toestemming van de gemeente.

    • De documenten blijven eigendom van de gemeente en dienen na gebruik in de oorspronkelijke vorm te worden geretourneerd. Eventuele aanvullingen op, of afleidingen van het oorspronkelijke materiaal dienen bij het beëindigen van de opdracht, in digitale of analoge vorm kosteloos aan de gemeente te worden aangeboden, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.

    • De gemeente is niet aansprakelijk voor de gevolgen die voortvloeien uit het (onjuist) gebruik of de (onjuiste) interpretatie van de documenten.

  • 4.

    Het is de gemeente toegestaan de in het kader van een opdracht verstrekte documenten vrijelijk te publiceren of aan derden te verstrekken (zonder daarvoor een vergoeding te ontvangen) in welke vorm dan ook. Hiervoor is géén (aanvullende) vergoeding verschuldigd. Uitzondering hierop vormen bouwtekeningen waarop een architect haar auteursrechten kan laten gelden. Deze bouwtekeningen kunnen pas worden verkocht na goedvinden van de architect.

Ga naar het begin