Besluit nadere eisen elektronisch berichtenverkeer Teylingen
Besluit nadere eisen elektronisch berichtenverkeer Teylingen
De raad van de gemeente Teylingen, het college van burgemeester en wethouders van Teylingen en de burgemeester van Teylingen, een ieder voor zover het zijn bevoegdheid betreft;
gelet op het bepaalde in de Algemene wet bestuursrecht, in het bijzonder afdeling 2.3 Verkeer langs elektronische weg;
- -
- -
- -
- -
Besluit nadere eisen elektronisch berichtenverkeer Teylingen
Artikel 3 Ondertekening van webformulieren
Als elektronische handtekening ter ondertekening van het elektronisch berichtenverkeer als bedoeld in artikel 2:16 Algemene wet bestuursrecht, wordt aangemerkt de uitgegeven toegangscode (DigiD) tot de webserver van de gemeente.
Artikel 5 Wijze van verzending van aanvullende informatie
Aanvullende informatie en bijlagen kunnen alleen digitaal ingevoegd worden bij het te gebruiken webformulier. Een combinatie van het gebruiken van het webformulier voor elektronisch berichtenverkeer en het per post versturen van de aanvullende informatie en bijlagen is niet mogelijk.
Artikel 6 Ontvangstbevestiging
Voor elektronische berichten die binnenkomen via een webformulier op de gemeentelijke website wordt automatisch een technische ontvangstbevestiging verstuurd. Hiermee wordt aangegeven dat het bericht, technisch gezien, in goede orde is ontvangen.
Artikel 7 Onvoorziene omstandigheden
In gevallen waarin dit besluit niet voorziet beslist het betreffende bestuursorgaan.
Aldus besloten door
Burgemeester en wethouders van Teylingen op 10 januari 2023
J. Tomassen
secretaris
C.G.J. Breuer
burgemeester
De burgemeester van Teylingen op 10 januari 2023
C.G.J. Breuer
De raad van Teylingen op 16 maart 2023
R. van Dijk
griffier
C.G.J. Breuer
voorzitter
Algemene en artikelsgewijze toelichting op het Besluit nadere eisen elektronisch berichtenverkeer Teylingen
Op 1 juli 2004 is de Wet elektronisch bestuurlijk verkeer (Webv) in werking getreden. In de Webv wordt geregeld wanneer berichtenverkeer langs elektronische weg tussen burgers en bestuursorganen is toegestaan en aan welke voorwaarden dat verkeer moet voldoen. Dat is geregeld door een aantal bepalingen de Algemene wet bestuursrecht op te nemen.
Door de inwerkingtreding van de Webv is het dus in principe mogelijk om berichten langs elektronische weg aan de gemeente te zenden. Echter, dit kan uitsluitend als de gemeente uitdrukkelijk kenbaar heeft gemaakt dat deze weg is geopend.
De gemeente Teylingen wil de ‘elektronische deur’ nu formeel openzetten. Dat gebeurt door middel van dit besluit. In aanvulling op de regels die op grond van de Webv gelden voor elektronisch berichtenverkeer, kan de gemeente nadere eisen stellen aan het gebruik van de elektronische weg. Dit besluit bevat deze nadere eisen.
Onder elektronische berichten verstaan we berichten via e-mail en berichten die worden ingediend via een webformulier op de gemeentelijke website. Overige vormen van elektronisch berichtenverkeer, zoals SMS berichten, zijn uitgesloten. Ook faxverkeer valt niet onder de werking van dit besluit. Strikt genomen wordt een fax elektronisch verzonden. Op dit moment wordt de fax in de praktijk echter reeds aangemerkt als een vorm van schriftelijke verzending. De Webv beoogt niet daarin verandering te brengen, aangezien het faxverkeer minder makkelijk kan worden gemanipuleerd en minder problemen met betrekking tot de ondertekening kent, dan bijvoorbeeld het gebruik van e-mail.
Het verkeer kan betrekking hebben op allerlei stukken en berichten: een aanvraag, bezwaarschrift, klacht, zienswijze, een brief met een verzoek om informatie etc.
Artikel 2 Openstelling elektronische weg
Het eerste lid van dit artikel heeft betrekking op het kenbaarheidvereiste uit artikel 2:15 uit afdeling 2.3 van de Awb. De (bestuursorganen van de) gemeente Teylingen geven hiermee aan bereikbaar te willen zijn voor burgers en andere partijen via de elektronische weg.
Om te voorkomen dat een situatie ontstaat waarbij elektronische berichten naar willekeurige postbussen in de organisatie gezonden worden, worden in dit artikel eisen aan het gebruik van de elektronische weg gesteld. In het tweede lid wordt gesteld dat bestuurlijke berichten (aanvragen (voor bijvoorbeeld vergunningen, ontheffingen, subsidies, vrijstellingen), bezwaarschriften, klachten en zienswijzen) alleen in behandeling genomen worden wanneer er gebruik is gemaakt van het daarvoor bestemde formulier op de gemeentelijke website. Voordeel van gestructureerde invoer is dat het voor burgers duidelijk is welke informatie aangeleverd moet worden. Voor overige elektronische berichten is in het derde lid als voorwaarde gesteld dat deze alleen behandeld worden indien deze verstuurd worden naar de algemene postbus (gemeente@Teylingen.nl) of via een webformulier op de gemeentelijke website.
Door eisen te stellen aan elektronisch berichtenverkeer ontstaat een beheersbare situatie. Net zoals papieren post komen elektronische berichten via een beperkt aantal kanalen binnen bij de gemeente Teylingen.
Artikel 3 Ondertekening van webformulieren
Een eis die het besluit stelt aan het elektronisch afhandelen van elektronische berichten is dat het bericht (indien van toepassing) is ondertekend met een elektronische handtekening welke voldoende betrouwbaar is, zodanig dat deze dezelfde rechtsgevolgen heeft als de handgeschreven handtekening. Momenteel voldoet alleen de digitale handtekening (DigiD) aan alle betrouwbaarheidseisen. Elektronische handtekeningen die niet aan alle betrouwbaarheidseisen voldoen, denk bijvoorbeeld aan een gescande handtekening, zijn niet per definitie als onbetrouwbaar aan te merken. Bij een conflict is het aan de rechter om te toetsen of de betrouwbaarheid voldoende is in de gegeven omstandigheden.
Artikel 4 Weigering van elektronische berichten
Ook vanuit de techniek wordt een aantal voorwaarden gesteld aan elektronisch berichtenverkeer. Wanneer de bijlage(n) van een bericht niet geopend kunnen worden, bijvoorbeeld omdat de benodigde applicatie niet in gebruik is bij de gemeente Teylingen, dan kan het betreffende bericht niet in behandeling genomen worden. Verder stelt de mailserver eisen aan de maximale grootte van een bericht. Wordt deze grootte overschreden, dan komt het bericht niet aan en kan het dus ook niet behandeld worden.
Artikelen 5 tot en met 9 spreken voor zich en behoeven geen toelichting.
BIJLAGE Aanleveringsvoorwaarden behorende bij Besluit nadere eisen elektronisch berichtenverkeer Teylingen
Deze voorwaarden voor aanlevering van documenten aan de gemeente (hierna: Aanleveringsvoorwaarden) hebben tot doel:
- •
- •
- •
- 1.
- 2.
Voor zover niet anders bedongen dient elk document in het kader van een opdracht in elk geval in digitale vorm ter beschikking te worden gesteld. Onder een document wordt in ieder geval verstaan elke grafiek, foto, illustratie, tekening, plattegrond, situatietekening, bouwtekening, geluidsbestand, film, presentatiebestand, tekstbestand, rekenbestand, adresbestand of ander databestand.
Het is van belang vast te stellen wanneer wordt verwacht dat aan de Aanleveringsvoorwaarden wordt voldaan. De status van het bestaande (teken)materiaal is daarvoor het uitgangspunt. Een “concept plan” moet bijvoorbeeld pas aan de Aanleveringsvoorwaarden voldoen zodra er een actie van de gemeente wordt gevraagd / verlangd.
4. Voorwaarden ten aanzien van de aanlevering
A. Voorwaarden ten aanzien van het medium
Voor uitwisseling van grote bestanden wordt gebruik gemaakt van Zivver (zie de gemeentelijke website).
B. Voorwaarden ten aanzien van de compressie
De documenten mogen gecomprimeerd worden aangeleverd mits de kwaliteit van de documenten niet vermindert. Daarbij moet het om een algemeen gebruikelijke compressietechniek gaan (Zip; PDF/PDF-A). Uitgangspunt voor de compressietechniek is dat de gemeente geen kosten hoeft te maken om de documenten te decomprimeren (uit te pakken).
C. Voorwaarden ten aanzien van de uitwisselbaarheid
- 1.
- 2.
- 3.
- 4.
- 5.
- 6.
- 7.
D. Voorwaarden ten aanzien van de maatvoering
- 1.
Ter voorkoming van afwijking in de maatvoering dient dat deel van de BGT (Basiskaart Grootschalige Topografie) te worden gedownload vanuit de Landelijke Voorziening PDOK (www.pdok.nl).
- 2.
Voor zover mogelijk is, moet het digitale kaartmateriaal in een coördinatenstelsel staan dat voldoet aan de OGC standaarden. (Ter info: https://www.geonovum.nl/onderwerp-artikel/ogc)
E. Voorwaarden indieningsvereisten aanvraag omgevingsvergunning en ruimtelijke plannen.
Indieningsvereisten aanvraag omgevingsvergunning; hiervoor gelden de eisen conform het OLO.
- 1.
- 2.
- 3.
- 4.
Welke gegevens ingediend moeten worden is sterk afhankelijk voor welke type activiteit een omgevingsvergunning wordt aangevraagd. Welke gegevens moeten worden ingediend wordt uitgebreid In de MOR omschreven. Deze gegevens zijn zowel voor de digitale aanvraag als de “papieren” aanvraag hetzelfde.
In hoofdstuk 1 van de MOR (zie onderstaande) staat uitgebreid aan welke basiseisen digitale stukken moeten voldoen voor het aanvragen van een omgevingsvergunning en hoe deze moeten worden ingediend.
Artikel 1.4 (MOR) Vereisten aan digitale indiening van gegevens en bescheiden:
- 1.
- 2.
Digitalisering ruimtelijke plannen
Onder de Wet ruimtelijke ordening (Wro) worden alle planologische visies, plannen, besluiten, verordeningen en algemene maatregelen van bestuur (Wro instrumenten) digitaal vervaardigd en op elektronische wijze beschikbaar gesteld. Zie artikel 6.14 Besluit omgevingsrecht en paragraaf 1.2 van het Besluit Ruimtelijke Ordening.
- 1.
- 2.
- 3.
Voor de door de gemeente verstrekte documenten gelden de volgende voorwaarden:
- •
- •
De documenten blijven eigendom van de gemeente en dienen na gebruik in de oorspronkelijke vorm te worden geretourneerd. Eventuele aanvullingen op, of afleidingen van het oorspronkelijke materiaal dienen bij het beëindigen van de opdracht, in digitale of analoge vorm kosteloos aan de gemeente te worden aangeboden, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.
- •
- 4.
Het is de gemeente toegestaan de in het kader van een opdracht verstrekte documenten vrijelijk te publiceren of aan derden te verstrekken (zonder daarvoor een vergoeding te ontvangen) in welke vorm dan ook. Hiervoor is géén (aanvullende) vergoeding verschuldigd. Uitzondering hierop vormen bouwtekeningen waarop een architect haar auteursrechten kan laten gelden. Deze bouwtekeningen kunnen pas worden verkocht na goedvinden van de architect.