Verordening van het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling Holland Rijnland houdende regels omtrent het archief Archiefverordening van het Samenwerkingsorgaan Holland Rijnland 2008

Publicatiedatum:
woensdag 24 april 2019
Originele publicatie downloaden:
Download het PDF bestand
Type bekendmaking:
Verordeningen



Verordening van het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling Holland Rijnland houdende regels omtrent het archief Archiefverordening van het Samenwerkingsorgaan Holland Rijnland 2008

Het Algemeen Bestuur van het Samenwerkingsorgaan Holland Rijnland

 

gelezen het voorstel van het Dagelijks Bestuur d.d. 29 mei 2008

 

gelet op artikel 40 van de Archiefwet 1995 en artikel 40 van de Gemeenschappelijke regeling Holland Rijnland

 

Besluit vast te stellen de navolgende:

 

Verordening betreffende de bevoegdheden van het Algemeen Bestuur inzake de aanwijzing van de archiefbewaarplaats, de zorg van het Dagelijks Bestuur voor de archiefbescheiden van het Samenwerkingsorgaan Holland Rijnland, het beheer van de archiefruimten en archiefbewaarplaats en tenslotte het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voorzover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

 

Hoofdstuk I. Algemene bepalingen

Artikel 1  

In deze verordening en de daarop berustende voorschiften wordt verstaan onder:

 

a. de wet:

de Archiefwet 1995;

b. de gemeenschappelijke regeling:

de Gemeenschappelijke regeling Holland Rijnland;

c. samenwerkingsorganen:

de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b, van de

wet, voor zover behorende tot het samenwerkingsorgaan;

d. de archiefbewaarplaats:

overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats;

e. archiefruimte:

een ruimte, bestemd of aangewezen voor de bewaring van

archiefbescheiden in afwachting van hun overbrenging

ingevolge artikel 12, eerste lid of 13, eerste lid, van de wet;

f. de archivaris:

de gemeentearchivaris van Leiden;

g. beheerder:

degene die ingevolge artikel 4 is belast met het beheer van de

naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht;

h. informatiesysteem:

systeem van documentatie, procedures, apparatuur en

programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden

kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen

en geraadpleegd.

Hoofdstuk II. De aanwijzing van de archiefbewaarplaats

Artikel 2  

De in artikel 31 van de wet bedoelde archiefbewaarplaats is de bewaarplaats van het Regionaal Archief Leiden (RAL).

Hoofdstuk III. De zorg van het Dagelijks Bestuur voor de archiefbescheiden

Artikel 3  

Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor het inrichten en instandhouden van voldoende en doelmatige archiefruimten voor archiefbescheiden die nog niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Artikel 4  

De Secretaris is beheerder van de archiefbescheiden van het samenwerkingsorgaan die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Artikel 5  

Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden van het samenwerkingsorgaan en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm.

Artikel 6  

  • 1.

    Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschiedt op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.

  • 2.

    Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor een blijvende bewaring in aanmerking komen.

Artikel 7  

Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor, dat jaarlijks op de begroting van het samenwerkingsorgaan voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.

Artikel 8  

Het Dagelijks Bestuur stelt voor het beheer van de archiefbescheiden van het samenwerkingsorgaan die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht voorschriften vast.

Artikel 9  

Het Dagelijks Bestuur doet tenminste éénmaal per vier jaar, beginnende in 2008, aan het Algemeen Bestuur verslag omtrent hetgeen zij heeft verricht ter uitvoering van artikel 40 en 41 van de wet. Zij legt daarbij over de verslagen die door de Secretaris aan haar zijn uitgebracht in verband met het beheer en het toezicht.

Artikel 10  

Onder de bevelen van het Dagelijks Bestuur is de Secretaris belast met het beheer van de in de archiefruimte berustende archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.

De Secretaris kan ter ondersteuning een deskundige aanwijzen, die in het bezit is van een diploma in de archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.

Artikel 11  

Het Dagelijks Bestuur kan nadere regels stellen omtrent de raadpleging van de archiefbescheiden en het beheer van de archiefruimte waarin deze ter beschikking worden gesteld.

Hoofdstuk IV. Toezicht van de Archivaris op het beheer van de archiefbescheiden welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats

Artikel 12  

De Archivaris ziet erop toe, dat het beheer van de archiefbescheiden die nog niet zijn overgebracht, geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven.

Hoofdstuk V. Het beheer van de archiefbewaarplaats

Artikel 13  

De Archivaris is belast met het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.

Artikel 14  

De Archivaris brengt éénmaal per vier jaar, beginnende in 2008, verslag uit aan het Dagelijks Bestuur over het gevoerde beheer van de archiefbewaarplaats.

Hoofdstuk VI. Slotbepalingen

Artikel 15  

De Archiefverordening Samenwerkingsorgaan Duin- en Bollenstreek 2001, vastgesteld door het Algemeen Bestuur d.d. 3 oktober 2001, is van rechtswege vervallen.

Artikel 16  

Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag volgende op die van haar bekendmaking.

Artikel 17  

Deze verordening kan worden aangehaald als Archiefverordening van het Samenwerkingsorgaan Holland Rijnland 2008.

 

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van het Algemeen Bestuur van het Samenwerkingsorgaan Holland Rijnland van 25 juni 2008.

De Secretaris,

De voorzitter,

Memorie van toelichting

 

Deze model Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Stb. 276 en 277) en het Archiefbesluit 1995 (Stb. 671), en dient door het Algemeen Bestuur te worden vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen in de Archiefwet 1995.

Zij bestaat in hoofdzaak uit drie gedeelten, namelijk de regeling voor de zorg, die het Dagelijks Bestuur draagt voor de archieven van het samenwerkingsorgaan, het beheer van de archiefruimten en archiefbewaarplaats en tenslotte het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale informatiedragers.

Hoofdstuk III bevat een uitwerking van het begrip “zorg”, dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (art. 3), is geregeld in het Archiefbesluit 1995.

 

Artikelsgewijze toelichting

 

Artikel 1

Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend.

 

Artikel 2

De aanwijzing van een archiefbewaarplaats geschiedde voorheen veelal bij afzonderlijk besluit.

 

Artikel 3

De ministeriële Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen (Nederlandse Staatscourant nr. 180 d.d. 18 september 2001, verbeterd in nr. 209 d.d. 29 oktober 2001) stelt op grond van artikel 13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen.

 

Artikel 4

De aanwijzing van de beheerder is opgenomen in de op grond van artikel 8 te stellen voorschriften: het Besluit Informatiebeheer.

 

Artikel 6

De ministeriële Regeling duurzaamheid archiefbescheiden (Nederlandse Staatscourant nr. 180 d.d. 18 september 2001) stelt op grond van artikel 11, tweede lid van het Archiefbesluit 1995, nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting slechts ten behoeve van de interne stukken.

 

Artikel 8

De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer. Voor het beheer van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden worden de voorschriften gegeven in de Archiefverordening Samenwerkingsorgaan Holland Rijnland 2008.

 

Artikel 9

Binnen een zittingsperiode verneemt het Algemeen Bestuur aldus tenminste éénmaal wat er op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden.

 

Ga naar het begin