Ga naar de inhoud

Besluit van het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling Regionale Dienst Openbare Gezondheidszorg Hollands Midden houdende regels omtrent gegevensbescherming medewerkers Regeling gegevensbescherming medewerkers RDOG HM

Publicatiedatum:
vrijdag 15 maart 2019
Originele publicatie downloaden:
Download het PDF bestand
Type bekendmaking:
Overige besluiten van algemene strekking



Besluit van het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling Regionale Dienst Openbare Gezondheidszorg Hollands Midden houdende regels omtrent gegevensbescherming medewerkers Regeling gegevensbescherming medewerkers RDOG HM

[Deze bekendmaking is slechts een tekstplaatsing. De oorspronkelijke bekendmaking is op 26 oktober 2017 beschikbaar via Blad gemeenschappelijke regeling 2017, 610.]

 

Het dagelijks bestuur van de Regionale Dienst Openbare Gezondheidszorg Hollands Midden (RDOG HM);

 

Overwegende dat het wenselijk is regels vast te stellen betreffende het verwerken en beschermen van persoonsgegevens van medewerkers in dienst van de RDOG HM;

 

Gelet op het ter zake gestelde in de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG);

 

Gelet op de verkregen instemming van de Centrale Ondernemingsraad d.d. 20 september 2017

 

BESLUIT

 

vast te stellen de navolgende

 

”Regeling gegevensbescherming medewerkers RDOG HM”

Artikel 1 Begripsomschrijvingen/Definities

In deze regeling wordt verstaan onder:

 

  • 1.1

    RDOG HM

    Regionale Dienst Openbare Gezondheidszorg Hollands Midden, zoals omschreven in artikel 1.1. van de organisatieverordening RDOG HM.

     

  • 1.2

    Verantwoordelijke

    Het bestuursorgaan dat het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt: zijnde het dagelijks bestuur van de RDOG HM.

 

  • 1.3

    Beheerder

    Medewerkers van de personeelsadministratie en salarisadministratie van de RDOG HM welke tot taak hebben zorg te dragen voor het beheer van personeelsgegevens.

 

  • 1.4

    Persoonsgegeven

    Elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Anonieme gegevens zijn geen persoonsgegevens en vallen niet onder deze regeling.

 

  • 1.5

    Verwerking van persoonsgegevens

    Elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van persoonsgegevens.

 

  • 1.6

    Medewerker

    Diegene die is aangesteld of is tewerkgesteld bij de RDOG HM en op wie een persoonsgegeven betrekking heeft. Onder medewerker wordt ook verstaan de uitzendkracht, de vrijwilliger, de stagiaire, de stagiaire met een werkervaringsplaats, de zpp’er en freelancer waarvan de RDOG HM persoonsgegevens verwerkt.

 

  • 1.7

    Personeelsdossier

    Het geheel van – schriftelijk en/of digitaal – vastgelegde informatie met betrekking tot een medewerker.

 

  • 1.8

    Personeelsinformatiesysteem

    Alle digitale systemen waarin de gegevens van de medewerker worden verwerkt en opgenomen.

Artikel 2 Grondslag

Het verwerken van persoonsgegevens van een medewerker in een personeelsdossier of personeelsinformatiesysteem is noodzakelijk in het kader van de uitvoering van een arbeidsovereenkomst, een publiekrechtelijke aanstelling als ambtenaar of (stage)overeenkomst overeenkomstig de geldende wettelijke verplichtingen.

Artikel 3Verantwoordelijkheden en beheer

  • 3.1

    Het dagelijks bestuur van de RDOG HM is de verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens van de medewerker als bedoeld in deze regeling.

  • 3.2

    De verantwoordelijke is belast met de organisatie, uitvoering, controle en beveiliging van de verwerking van persoonsgegevens van de medewerker overeenkomstig de Wbp/AVG.

  • 3.3

    De beheerder draagt zorg voor het correct verwerken van persoonsgegevens. Hieronder valt ook een periodieke controle of gegevens nog kloppen.

Artikel 4 Opgenomen gegevens en de wijze van verkrijgen

  • 4.1

    De in het personeelsdossier en/of het personeelsinformatiesysteem opgenomen gegevens bevatten geen andere gegevens dan vermeld in bijlage 1 behorende bij deze regeling. Deze bijlage maakt integraal deel uit van deze regeling.

  • 4.2

    De persoonsgegevens worden verkregen door toedoen van of met medewerking van de medewerker.

Artikel 5 Inzagebevoegdheid vanuit functie

  • 5.1

    De volgende personen kunnen de persoonsgegevens / personeelsdossiers van medewerkers raadplegen, voor zover dit noodzakelijk is voor de goede uitoefening van hun functie:

    • a.

      de verantwoordelijke;

    • b.

      de directie van de RDOG HM;

    • c.

      de direct leidinggevende van de betrokken medewerker;

    • d.

      de betrokken personeelsadviseur;

    • e.

      de beheerder;

    • f.

      de (arbeids)jurist;

    • g.

      de Arbo-adviseur;

    • h.

      de opleidingscoördinator;

    • i.

      de calamiteitenadviseur;

    • j.

      Een externe deskundige voor zover deze schriftelijk toestemming heeft van de verantwoordelijke en/of de directie van de RDOG HM of de desbetreffende medewerker.

  • 5.2

    In bijlage 2 van deze regeling is opgenomen welke gegevens door de in het eerste lid van dit artikel genoemde personen mogen worden ingezien.

  • 5.3

    Het raadplegen van het (digitale) personeelsdossier geschiedt door tussenkomst van de beheerder of de betrokken personeelsadviseur, tenzij het via het digitale systeem mogelijk is voor de in het eerste lid van dit artikel genoemde personen om direct toegang te krijgen tot het personeelsdossier.

Artikel 6 Inzagebevoegdheid medewerker

  • 6.1

    Indien een personeelsdossier niet direct digitaal toegankelijk is voor een medewerker, krijgt de medewerker of zijn gemachtigde desgevraagd inzage in zijn personeelsdossier. Deze inzage geschiedt op afspraak en onder toezicht van de beheerder of de betrokken personeelsadviseur.

  • 6.2

    De beheerder of betrokken personeelsadviseur eist voldoende waarborgen voor de identiteit en eventueel de machtiging van degene die verzocht om (digitale) inzage of afschrift.

  • 6.3

    Indien (digitale) inzage of afschrift geweigerd wordt, dan wordt dit desgevraagd schriftelijk en gemotiveerd door de verantwoordelijke aan de medewerker meegedeeld.

Artikel 7 Verstrekken van gegevens aan derden

  • 7.1

    Persoonsgegevens van medewerkers worden enkel verstrekt aan derden indien:

    • a.

      zulks voortvloeit uit het doel van de registratie;

    • b.

      dit wordt vereist door een wettelijk voorschrift;

    • c.

      dit geschiedt met toestemming van de medewerker.

  • 7.2

    De verstrekking van gegevens blijft achterwege voor zover op grond van een wettelijk voorschrift geheimhouding is geboden.

Artikel 8 Correctierecht

  • 8.1

    De medewerker of zijn gemachtigde heeft het recht de beheerder om verbetering, aanvulling of verwijdering te vragen van de gegevens die over hem zijn verwerkt, indien hij van oordeel is dat de opgenomen gegevens onjuist of onvolledig zijn of, gezien de doelstelling van deze regeling niet ter zake doende zijn, dan wel in strijd met deze regeling zijn opgenomen of niet verwijderd.

  • 8.2

    Indien de beheerder van mening is dat aan het verzoek zoals bedoeld in het eerste lid niet tegemoet gekomen kan worden neemt hij contact op met de medewerker.

  • 8.3

    Een afwijzing op het verzoek wordt schriftelijk en gemotiveerd door de verantwoordelijke aan de medewerker meegedeeld.

Artikel 9 Bewaring en vernietiging

Bewaring en vernietiging van persoonsgegevens in (digitale) dossiers geschieden in overeenstemming met hetgeen in bijlage 1 is opgenomen.

Artikel 10 Bezwaar en beroep

Op besluiten, zoals deze voortkomen uit de in deze regeling opgenomen bepalingen, zijn de artikelen van de Algemene wet bestuursrecht inzake bezwaar en beroep van toepassing, onverminderd het bepaalde in hoofdstuk 8 van de Wet bescherming persoonsgegevens.

Artikel 11 Bijzondere gevallen

In gevallen waarin deze regeling niet of niet naar redelijkheid voorziet, beslist het dagelijks bestuur van de RDOG HM.

Artikel 12 Slotbepalingen en citeertitel

  • 12.1

    Deze regeling kan worden aangehaald als “Regeling gegevensbescherming medewerkers RDOG HM”.

  • 12.2

    Deze regeling treedt in werking op de eerste dag na vaststelling door ons bestuur.

Aldus vastgesteld in de vergadering van 12 oktober 2017.

Het dagelijks bestuur van de RDOG HM,

De secretaris,

J.M.M. de Gouw

De voorzitter,

J.A. de Jager

Bijlage 1 Overzicht indeling en bewaartermijnen

Algemene uitgangspunten:

 

Algemene uitgangspunten:

 

Tijdens dienstverband

  • -

    2 jaar maximaal bewaren: documenten uitsluitend ter informatie van algemeen bestuur en administratie (archiefwet);

  • -

    7 jaar maximaal bewaren: overige bescheiden, o.m. met financiële consequenties (Archiefwet);

  • -

    Tot einde dienstverband (dv): loonbelastingverklaring, kopie identiteitsbewijs en documenten m.b.t. rechtspositie, functievervulling en gedrag (Archiefwet en Belastingwetgeving).

 

Na dienstverband (eind dienstverband, pensionering of overlijden)

  • -

    2 jaar bewaren: in principe moeten gegevens uit het personeelsdossier na 2 jaar nadat het dienstverband is beëindigd worden verwijderd (Wet bescherming persoonsgegevens). Is de bewaartermijn tijdens het dienstverband verstreken, dan is directe verwijdering noodzakelijk.

 

Uitzondering wat betreft de bewaartermijn na dienstverband

  • -

    5 jaar bewaren: loonbelastingverklaring en kopie identiteitsbewijs (Belastingwetgeving);

  • -

    7 jaar bewaren: fiscaal relevante gegevens (Belastingwetgeving);

  • -

    10 jaar bewaren: documenten m.b.t. rechtspositie, functievervulling en gedrag (Archiefwet);

  • -

    40 jaar bewaren: dossiers van personeel dat heeft gewerkt of in aanraking is geweest met voor de gezondheid schadelijke stoffen alsmede de informatie over deze stoffen (Archiefwet).

 

De personeelsdossiers worden ingedeeld in onderstaande hoofdstukken, weergegeven met bewaartermijnen.

 

Stukken personeelsdossier, voor zover relevant

Kopie van het paspoort of identiteitsbewijs

5 jaar na dienstverband (dv).

Kopie van de verblijfsvergunning

overige bescheiden: 7 jaar tijdens dv.

Kopie van rijbewijs

5 jaar na dv.

Echtscheiding

overige bescheiden: 7 jaar tijdens dv.

Overlijden echtgenoot

overige bescheiden: 7 jaar tijdens dv.

Geheimhoudingsverklaring/ambtseed

functievervulling: 10 jaar na dv.

Verzoek wijziging arbeidsduur

10 jaar na dv.

Besluit verandering arbeidsduur

rechtspositie/functievervulling: 10 jaar na dv.

Buitengewoon verlof

rechtspositie/functievervulling: 10 jaar na dv.

Onbetaald verlof

rechtspositie/functievervulling: 10 jaar na dv.

Ouderschapsverlof

rechtspositie/functievervulling: 10 jaar na dv.

Zorgverlof

rechtspositie/functievervulling: 10 jaar na dv.

Opgave diensttijd

rechtspositie/functievervulling: 10 jaar na dv.

Toeslagen

bereiken 67-jarige leeftijd of overlijden

Eerbewijzen 25/40/50 in dienst

rechtspositie/functievervulling: 10 jaar na dv.

Bevorderingsbesluit

rechtspositie/functievervulling: 10 jaar na dv.

Persoonlijke toelage

 

rechtspositie/functievervulling: 10 jaar na dv.

fiscaal relevant: 7 jaar na dv.

Verhuiskostenvergoeding

fiscaal relevant: 7 jaar na dv.

Vervangings- en waarnemingstoelage

rechtspositie/functievervulling: 10 jaar na dv.

FLO gegevens

rechtspositie/functievervulling: 10 jaar na dv.

Correspondentie omtrent ontslag

rechtspositie/functievervulling: 10 jaar na dv.

Ontslagverzoek (op verzoek medewerker)

rechtspositie/functievervulling: 10 jaar na dv.

Ontslagbesluit

rechtspositie/functievervulling: 10 jaar na dv.

Kopie laatste salarisstrook

fiscaal relevant: 7 jaar na dv.

Individuele loonstaat

fiscaal relevant: 7 jaar na dv.

Einde diensttijduitkeringen

fiscaal relevant: 7 jaar na dv.

Sollicitatiebrief

2 jaar na einde dv.

CV

2 jaar na einde dv.

VOG

2 jaar na einde dv.

Antecedentenonderzoek/assessment

2 jaar na einde dv.

Bestuurlijk traject: AB/DB besluit

rechtspositie/functievervulling 10 jaar na dv.

Benoeming (evt. met proeftijd)

rechtspositie: 10 jaar na dv.

Aanstelling in vaste dienst

rechtspositie: 10 jaar na dv.

Brief wijziging inhoud functie

rechtspositie/functievervulling: 10 jaar na dv.

Beoordelingen

rechtspositie/functievervulling/gedrag: 10 jaar na dv.

Disciplinaire maatregelen

rechtspositie/functievervulling/gedrag: 10 jaar na dv.

Persoonlijk functioneren en gegevens m.b.t. gesprekscyclus

rechtspositie/functievervulling/gedrag: 10 jaar na dv.

Aanvang / beëindiging deelnemerschap IZA

informatie administratie: 2 jaar tijdens dv.

Arbeidsongeschiktheid (correspondentie)

rechtspositie/functievervulling: 10 jaar na dv.

Werkplekonderzoek

rechtspositie/functievervulling: 10 jaar na dv.

UWV correspondentie

rechtspositie/functievervulling: 10 jaar na dv.

Korting / verlofstop bezoldiging bij langdurige ziekte

rechtspositie/functievervulling: 10 jaar na dv.

Re-integratiedocumenten

rechtspositie/functievervulling: 10 jaar na dv.

Zwangerschaps- en bevallingsverlof

overige bescheiden: 7 jaar tijdens dv.

Dienstongeval

overige bescheiden: 7 jaar tijdens dv.

Correspondentie omtrent pensioen

rechtspositie/functievervulling: 10 jaar na dv.

Getuigschriften/diploma’s

rechtspositie/functievervulling: 10 jaar na dv.

Studiefaciliteiten

rechtspositie/functievervulling: 10 jaar na dv.

Mededeling dat cursussen zijn doorlopen

overige bescheiden: 7 jaar tijdens dv.

Studiekostenvergoeding

fiscaal relevant: 7 jaar na dv.

Nevenwerkzaamheden

2 jaar na einde dv.

 

Bijlage 2 Autorisatietabel Inzage en bewerken personeelsgegevens

 

Er zijn twee soorten autorisatie voor de documenten in het personeelsdossier:

  • 1.

    Wie mag welke dossier items inzien (lezen);

  • 2.

    Wie mag welke acties ondernemen (beheer).

 

LEZEN 1

Mede-werker

Verant-woordelijke en directie

Direct leiding-gevende

Perso-neels-adviseur

Pers. & saladm

Arbeids-jurist

Arbo- adviseur

Oplei-dings

coör-dinator

Calamiteiten-adviseur

Persoonlijk

V

V

V

V

V

V

V

V

V

Dienstverband

V

V

V

V

V

V

V

V

V

Loopbaan

V

V

V

V

V

V

 

V

 

Verlof

V

V

V

V

V

V

 

 

 

Gezondheid en Verzuim

V

V

V

V

V

V

V

V

 

Salarisbesluiten

V

V

V

V

V

V

 

 

 

Loonstroken en jaaropgave

V

 

 

V

V

V

 

 

 

Loonbeslag

V

 

 

V

V

V

 

 

 

Juridische zaken

V

V

V

V

V

V

 

 

 

 

BEHEER 2

Personeelsadministratie

Salarisadministratie

Persoonlijk

V

 

Dienstverband

V

 

Loopbaan

V

 

Verlof

V

V

Gezondheid en verzuim

V

V

Salaris (incl. loonbeslag)

V

V

Loonstroken en jaaropgave

 

V

Juridische zaken

V

 

 

Ga naar het begin